کار زیاد (مجموعه تفکر سریع مدیر)
نویسنده: راس جی - مترجم: مهران اخباریفر

خلاصه کتاب- تلخیص: عطیه اشرف حصاری- انتشارات قدیانی- پیش گفتار: اگر شما هم یکی از میلیون ها نفری هستید که کارشان آن قدر زیاد است که وقت ندارند به خودشان برسند این کتاب برای شماست . این طرف و آن طرف توصیه های زیادی (که اغلب واقع بینانه نیستند )برای اینکه چگونه کار عقب افتاده نداشته باشید می یابید اما اینها نوشداروی بعد از مرگ سهراب است.
مشکل شما این است که کار عقب افتاده دارید و تنها پرسشی که پاسخش را نمی یابید این است که "چه طور از شر اینها خلاص شوم؟" این کتاب پاسخ همین پرسش را می دهد . ایده آل این است که یک روز فارغ از کارهای جاری به کارهای عقب افتاده بپردازید. پس نفس عمیقی بکشید و ترس را کنار بگذارید.
هر چه باید بدانید در این کتاب هست . حتی اگر یک ساعت وقت دارید با این کتاب می توانید به کار خود سر و سامان ببخشید. این کتاب شما را برای برداشتن شش گام اصلی هدایت می کند که بتوانید به سرعت به کار های عقب افتاده سر و سامان بدهید.
فصل اول:  وقت ایجاد کنید

ممکن است فکر کنید که اصلا وقت ندارید اما اگر دلیل کاملاً موجهی پیدا شود حتما می توانید مقداری از وقتتان را آزاد کنید. تصور کنید مدیر عامل می خواهد تصمیم نهایی را در مورد ارتقای شما بگیرد و گفته است که می خواهد فردا اول وقت یک ساعت با شما صحبت کند. یا مهمترین مشتری به شما تلفن میکند و میگوید که می خواهند سفارش اخیرشان را دو برابر کنند اما لازم است که فردا بعد از ظهر شخصاً به ملاقت مدیر عامل شرکت آنها بروید و صحبت کنید. بی شک برای اغلب این کارها حتی اگر به دردسر هم بیفتید
می توانید وقت آزاد کنید . خوب پس انجام کارهای تلنبار شده این قدر فوری فوتی یا این قدر مهم نیست.
اما نکته این است اگر واقعاً لازم باشد می توانید وقت پیدا کنید.  فقط باید تصمیم بگیرید که لازم است.
آزاد کردن وقت :
می دانید که کار باید انجام شود . تنها سوال این است که چگونه وقتش را پیدا کنید؟ سعی کنید حتی المقدور
یک روز کامل را آزاد کنید و نگذارید چیزی در کارتان وقفه اندازد:
•    از قبل تصمیم بگیرید که چه روزی را می خواهید صرف کار های عقب افتاده کنید و در تقویمتان با حروف درشت یادداشت کنید. اجازه ندهید چیزی این برنامه را عوض کند .
•    نام هر دوست، منشی یا هر کس دیگری را که می تواند کمکتان کند یادداشت کنید . به همه بگویید در آن روز به خصوص هیچ کار دیگری نخواهید کرد. از منشی بخواهید در آن روز هیچ تلفنی را وصل نکند و هیچ قرار ملاقاتی برای آن روز نگذارد.
•    اگر می توانید آن روز در خانه بمانید وکار ها را از خانه دنبال کنید .
•    شب ها و روزهای تعطیل برای کار شما مناسب نیستند ، چون اغلب در این مواقع نمی توانید با کسانی که لازم دارید تماس بگیرید یا کارهایی را که باید در ساعات اداری انجام شوند انجام دهید.
ولی در این ساعات می توانید بخش اول کار یعنی ـ آماده سازی ـ را انجام دهید .و با مجموعه از کارهایی که باید واگذار کنید و مجموعه دیگری از کارهایی که باید خودتان انجام دهید به سر کار بروید .
به این ترتیب ، در محل کارتان وقت کمتری را صرف سر و سامان دادن کارهای عقب افتاده خواهید کرد.
•    تا اینجا توانستید نظمی به کارهای عقب افتاده بدهید و بنا براین ، وقت انجام این کارها را پیدا خواهید کرد، به این دلیل ساده که مجبورید. هرچه کار را به تعویق بیندازید بدتر میشود.(این چیزی بود که مادرم در مورد مرتب کردن اتاقم می گفت و این جمله همان قدر که ناراحتم میکرد، درست بود.) پس در این فصل سه گام اساسی داشتیم :
?    وقت آزاد کنید.
?    به برنامه ایی که ریختید ، پایبند بمانید .
?    وقفه ها و مزاحمت های احتمالی را حذف کنید.
فصل دوم: تعیین هدف
شاید انتظار این یکی را نداشته اید. در واقع ممکن است تعجب کنید که تعیین هدف در انجام حداکثر ممکن از کارهای عقب افتاده ، چه نقشی ممکن است داشته باشد. تعیین هدف در این کار نقش اسا‌سی دارد. ممکن است فقط چند ساعت برای انجام کارهای عقب افتاده وقت داشته باشید؛ ولی باز هم باید پنچ دقیقه اول را به این کار اختصاص دهید. به آسانی ممکن است در میان انبوه جلسات هفتگی ، هزینه ها ، در خواست های اطلاعات ، فاکتورهایی که باید تأیید شود و بسیاری چیزهای دیگر ، فراموش کنید که کار اصلی شما چیز دیگری است : افزایش فروش ، افزایش رضایت مشتری ، تقویت روابط عمومی ، بهبود تولید یا هر چیز دیگری که شرکت شما را برای آن استخدام کرده است . پس هدف را به روشنی تعیین کنید. چند مثال :
•    حسابداری: تأمین سیستم های دقیق و مؤثر صورت حساب وپرداخت
•    تولید : افزایش بهره وری
•    توزیع: تأمین توزیع سریع و با کیفیت خوب با کمترین هزینه
•    بازاریابی: تأمین رضایت مشتریان و جلب مشتریان جدید
ممکن است در یکی از این حوزه ها کار کنید و احساس کنید که هسته اصلی کارتان کمی فرق دارد . خوب ، اینها فقط مثال اند. بدون تعیین هدف چنان چه بعد خواهیم دید ، نمی توانید کارها را اولویت بندی کنید . مسلماً کاری که مستقیماً به هدف شما مربوط می شود ، مهم تر از کوهی از کارهای نامرتبط با هدف است .
و تا وقتی که هدفتان را نشناسید، نخواهید دانست که هر کاری متعلق به کدام دسته است. پس هر چه قدر هم عجله داشته باشید تعیین هدف گامی اساسی است .
فصل سوم: سازمان دهی کارها
این مرحله در دراز مدت به شما کمک خواهد کرد. هم می توانید سریع تر به کارها رسیدگی کنید و هم کارها را بهتر انجام خواهید داد.
دو دلیل برای این مرحله وجود دارد:
?    به لحاظ روانشناختی ، مشکل عمده در انجام کار های انباشته شده این است که ذهنتان با کوهی از کار مواجه می شود ـ روی کاغذ، در کامپیوتر یا کارهایی که در ذهنتان رژه می روند  ـ و انجام این همه کار غیر ممکن به نظر می رسد . اما وقتی که کارها را سازماندهی کنید ، کنترل کارها را به دست می گیرید و کوه کارهای پیش رو را به شکلی که برای ذهنتان قابل درک است، در می آورید. به این ترتیب کل کار قابل انجام به نظر می رسد و انگیز? مثبت خوبی خواهید داشت .
?    وقتی کار را به لحاظ منطقی مرتب می کنید ، می توانید مؤثر تر کار کنید . اگر بدون هیچ نظم و ترتیبی شروع به کار کنید ، سرنخ از دستتان در می رود و فرصت کار منظم را از دست می دهید. مثلاً ممکن است یادداشتی روی میزتان پیدا کنید که یادداشت دیگری را منتفی کند . اما اگر اول به یادداشت منتفی شده برسید ، مطابق آن عمل می کنید و بعداً می فهمید که وقتتان را هدر داده اید. پس سازمان دهی کار ممکن است باعث سرعت نهایی انجام کارها شود.
خوب ، چه طور باید کارها را سازمان دهی کنید؟
•    همه چیز را روی کاغذ بنویسید : ـ بله روی کاغذ ـ کامپیوتر را فراموش کنید ، چون باید واقعاً چیز هایی را جا به جا کنید . اول، هم? کارهایی که در ذهنتان ثبت شده اند بنویسید. هر کدام را روی یک تکه کاغذ جداگانه بنویسید، چون بعداً ممکن است ترتیبشان عوض شود . هر یادداشت یا نام? الکترونیکی یا هر چیز دیگری را مطابق آن عملی انجام دهید ، روی کاغذ چاپ کنید . همچنین ، قرارهای مهمی را که برای چند روز آینده در تقویمتان یادداشت کرده اید ، بنویسید.
•    گروهبندی: حالا باید کاغذ ها را مرتب کنید . نگرن نباشید ؛ طولی نمی کشد . اکنون می توانید آسوده خاطر باشید ، چون به جای خوبی رسیده اید : ایجاد نظم از درون آشوب. باید برای هر کار اصلی که در دست دارید ، یک دسته کاغذ داشته باشید . ممکن است متوجه شوید که بعضی از کار ها تا همین جا خود به خود مرتب شده اند . ممکن است یک دسته از یادداشت ها و کاغذ های مربوط به سخنرانی هفت? بعدتان باشد که هنوز هیچ کاری برایش نکرده اید و یک پوشه اطلاعات مربوط به هزینه هایی است که قبلاً باید دور می ریخته اید .
باید برای هر پروژه یا کار مهم یک دسته کاغذ درست کنید:
?    یک دسته کاغذ برای شرح کار پست جدیدتان در شرکت .
?    یک دسته کاغذ و یادداشت برای نمایشگاه ماه بعد.
?    دست? نامه هایی که باید امضا کنید.
?    یک پوشه برای اطلاعات گزارشی که باید بنویسید.
?    یک دسته مربوط به تماس های تلفنی که باید به آنها جواب بدهید .
?    همه چیز هایی که باید بایگانی شود.
?    دست? مطالبی که باید بخوانید.
?    و چیز هایی شبیه اینها . شما باید تصمیم بگیرید که چه گروه هایی را انتخاب کنید. به هر حال اید? کلی این است.
•    مرتب کردن باقیمانده ها :
احتمالاً برایتان پیش آمده است که بعضی چیزها در هیچ گروهی جا نگیرند . هر یک از این چیزها یک کار مستقل است ، یا شاید هم چند تا از آنها به هم مربوط باشند ، ولی واقعاً یک گروه تشکیل نمی دهند . یا ممکن است اصلاً به درد نخور باشند : آمار قدیمی ، نامه هایی که دیگر موضوعیت ندارند ،  پس دو دسته دیگر هم لازم دارید :
?    متفرقه : هر چیزی که در هیچ دست? دیگر جا نگیرد در این دسته می گذارید . اما به این ترتیب دسته ای دارید از هر چیزی که نتوانسته اید دسته بندی کنید و این چندان خوب نیست .
پس این دسته ی متفرقه را هر چه می توانید کوچکتر کنید . اگر دیدید که این دسته دارد خیلی بزرگ می شود ، ممکن است بتوانید گروه های جدیدی تشکیل دهید . فرض کنید یادداشتی برای صحبت با یکی از کارمندانتان را که زمانبندی کارها را رعایت نمی کند ، در این دسته گذاشته اید ، و همچنین ، نام? همکارتان برای معرفی سه نفر برای کمک در نمایشگاه هفت? آینده و در خواست یکی از کارمندانتان برای تغییر جایش ، به دلیل سر و صدای زیاد را هم در دست? متفرقه گذاشته اید . اکنون می توانید گروه جدیدی برای مسا ئل پرسنلی تشکیل دهید.
?    زوائد : از دور ریختن چیزهای به درد نخور اجتناب نکنید . اما به یاد داشته باشید که بعداً هم برای دور ریختن وقت هست .
پس اکنون وقت زیادی را صرف تصمیم گیری در مورد دور ریختن یا نریختن یک یادداشت نکنید . اگر مطمئن اید که می توانید آن را دور بریزید که فبها ؛ اما وقت صرف فکر کردن در این باره نکنید . فعلاً بهتر است هر چه سریع تر کارها را گروهبندی کنید .
در انتهای این فرایند غیر از دست? متفرقه و زوائد ده دوازده گروه مهم دارید و چند گروه کوچکتر و کم اهمیت تر ، احتمالاً چیزی بین نیم تا یک ساعت وقت صرف کرده اید تا به این مرحله رسیده اید . و اکنون احتمالاً حالتان کمی بهتر شده است .
تفکر زیرکانه : اگر بخواهید می توانید زوائد را فوراً در سطل زباله بریزید . اما اگر این دسته خیلی بزرگ است ، بهتر است آن را نگه دارید تا پیشرفتتان را پیش چشم داشته باشید . این محرک خوبی است و رضایت خاطر ناشی از کار را افزایش می دهد . والبته باعث می شود سریع تر کار کنید.
•    یادداشت برداری : اگر باز هم در آینده دچار این وضعیتِ انبوهِ کاری انجام نشده ، شوید ( که امیدوارم دیگر پیش نیاید ) بهتر است کارهای عقب افتاده تان
به صورت یادداشت هایی روی تکه های مختلف کاغذ یا کاغذ هایی چسب دار نباشد . راه چاره آسان است . یک دفتر چ? یادداشت همراه داشته باشید و هم? یادداشت ها را در آن بنویسید . باید هر فکری را که در گوش? ذهنتان دارید ، در این دفترچه یادداشت کنید . چون دفترچه را می توانید در جیب خود حمل کنید ، همیشه با شماست و از هر پنچ دقیقه وقتی که دارید ، می توانید برای مرور بخشی از آن استفاده کنید.
فصل چهارم : اولویت بندی
هنوز وقت شروع کار نیست . اول باید تعیین کنید که کدام کارها مهم ترند . به هر حال دشمنی به نام ساعت دارید و نمی توانید هم? کارها را فوراً انجام دهید . مقداری از کارها را به بعد موکول کنید . پس باید مطمئن باشید که ترتیب انجام کارها درست است ؛ باید برای کارهای مهم وقت کا‌فی بگذارید و کارهای فوری فوتی را به بعد موکول نکنید . در اولویت بندی باید دو جنبه را مد نظر داشته باشید :
?    اهمیت
?    فوریت

اهمیت : در اینجا دانستن هدف کمک زیادی می کند . هر گروه را جداگانه بررسی کنید و با هدف اصلی خود بسنجید ـ افزایش سود ، جلب رضایت مشتری ، یا هر چه هست . آیا کاری که دارید بررسی می کنید ، مستقیماً به برآوردن هدفتان مربوط می‌ شود ؟ کارها را با «الف» ، «ب» و «ج» علامت گذاری کنید . کارهای  «الف» آنهایی هستند که برای رسیدن به هدفتان مهم اند و کارهای «ج» آنهایی هستند که مستقیماً ارتباط چندانی با هدفتان ندارند. این پارامتر  را با بیان مثال روشن تر می کنیم :
فرض کنید مدیر حسابداری هستید. سه گروه کارهایی را که باید با هدفتان ـ تأ مین سیستم های دقیق و مؤثر صورت حساب و پرداخت ـ  بسنجید بیان میکنم . باید متوجه شوید که کدام مستقیماً به پیشبرد هدفتان کمک میکند و کدام کمکی نمیکند . به یاد داشته باشید که فعلاً به فوریت کار ها توجهی نداریم؛ بعداً به این مسئله می رسیم . مثلاً ممکن است تا دو هفت? دیگر نیازی به آماده کردن سخنرانی نباشد ، اما وقتی که زمانش برسد ، سخنرانی بسیار مهم خواهد بود .
کمتر کسی پیدا می شود که در شغلش بیش از یک هدف داشته باشد . این نادرتر از آن است که ممکن است به نظر آید ؛ هدف شما نسبتاً گسترده و نزدیک به هدف بخشی است که در آن کار می کنید .
گاهی به نظرتان می رسد که دو هدف داید در حالی که این دو هدف واقعاً بخش هایی از یک هدف کلی ترند. در این صورت احتمالاً شرکت شما کارش را در دو بخش سازمان داده است و شما برای هر دو بخش ، مثلاً فروش و بازاریابی، کار می کنید.

گروه کارها         هدف    اهمیت برای هدف
آماده کردن یک سخنر‌انی برای تشویق مدیریت به سرمایه گذاری در یک نرم افزار جدید صورت حساب وپرداخت    تأمین سیستم های دقیق و مؤثر صورت حساب و پرداخت    الف
طرح انتقال به یک دفتر بزرگتر    همان هدف قبل    ج
طرح انتخاب یک مدیر حسابداری جدید    همان هدف    ب

اکنون میبینید که با گروه بندی کارها چقدر در وقت صرفه جویی کرده اید . حالا به جای اینکه اهمیت صدها کار را تعیین کنید فقط با ده دوازده کار سر و کار دارید . هم? کارهای یک گروه از اهمیت یکسانی برخوردارند.
فوریت : روشن است که کارهای فوری آنهایی هستند که باید هر چه زودتر انجام شوند . وقتی کارها را اولویت بندی می کنید باید فوریت و اهمیت کارها را جداگانه تعیین کنید و گرنه گیج خواهید شد. بعضی از کارها در مقایسه با هدفتان از درج? «ج» هستند اما می دانید که باید فوراً این کارها را انجام دهید.
پس مسئله فوریت گروه ها را جداگانه بررسی کنید. مثلاً ممکن است ترتیب دادن انتقال به یک دفتر بزرگتر گرچه از درج? «ج» است ، کاری فوری باشد . اما نباید وقت زیادی را به این کارها اختصاص دهیم ( مگر اینکه مهم هم باشند) . کارهای فوری کارهایی هستند که باید اول از همه از سر راه برشان داریم، فقط همین.
تفکر زیرکانه : اگر نمی توانید اهمیت یک گروه از کارها را تعیین کنید از خودتان بپرسید اگر این کارها انجام ندهید چه می شود؟ انجام نشدن این کارها چه اثری بر سازمان دارد ؟ اگر اثرش مثلاً کاهش سود، افزایش هزینه ، یا تخریب روابط عمومی است ، درج? این گروه «الف» است . اگر انجام نشدن این کارها در دراز مدت اثر مهمی نمی گذارد درج? این گروه «ج» است.
اولویت های شما :
اکنون باید بتوانید هم? گروه ها را به ترتیب اولویت مرتب کنید. کارهی خیلی فوری را باید اول انجام دهید ،
حتی اگر خیلی فوری نباشند . (البته اگر کار هم فوری و هم مهم باشد ، به خودی خود در بالای فهرست قرار میگیرند. و بعد کارهای دیگر به ترتیب اهمیت قرار میگیرند:
?    فوری و مهم
?    فوری
?    مهم (الف)
?    مهم (ب)
?    مهم(ج)
حتی اگر کم اهمیت ترین کارها را هم باید به موقع انجام دهید، چون نهایتاً ـ در صورتی که به موقع انجامشان ندهید ـ تبدیل به کار های فوری می شوند و به اول فهرست می پرند.
اما در واقع ـ و شاید حالا متوجه شده باشید ـ اصلاً نباید هم? کارهای عقب افتاده را همین حالا انجام دهید.
اکنون فقط باید تعداد کمی از کارها را انجام دهید . بقیه را یا باید کلاً کنار بگذارید یا بعداً انجام دهید.
کار اصلی این است که تصمیم بگیرید کدام کارها را حالا انجام دهید و بقیه را چگونه با یک برنام? زمانی واقع بینانه سر و سامان دهید. خاطرتان آسوده باشد. ادامه دارد...